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退職勧奨実施時の具体的対応とは(その2)?

今回は”退職勧奨実施時の具体的対応とは(その1)?”で積み残しになっていた退職勧奨を行う際の注意点についてです。

ビジネスガイド2012年10月号の「最新の裁判例を踏まえた問題社員への退職勧奨実施時の具体的対応」で「法的リスクを踏まえた適切な退職勧奨の方法」として述べられていた事項のポイントを紹介します。

上記の記事では、退職勧奨を行うにあたっての留意点が、(1)準備段階、(2)退職勧奨実施段階、(3)終了段階の三段階に分けて述べれています。

(1)準備段階

①退職勧奨前に適切な労務管理をしてきたかを確認する

これは、退職勧奨時には従業員を辞めさせたいあまり威圧的な態度等をとってしまいがちですが、十分な労務管理を実施せずにこのような退職勧奨を行うと裁判になった場合に会社側には不利である一方で、きちんと労務管理して能力向上の機会等を提供していたのであれば、従業員も解雇を連想し退職勧奨に応じやすくなるというものです。
とはいえ、解雇するには厳格な要件が求めれれますので、退職勧奨に応じないからといって解雇は困難と考えておいた方が無難だと思います。したがって、会社が従業員から訴えられにくくなるという程度といえるのと思います。

②退職勧奨で説明すべき事項・想定質問と回答のマニュアル化

これは、退職勧奨をうまく進めるためという側面もありますが、どちらかといえば、会社が訴えられにくくするために有効な方法といえそうです。裁判になった場合には、「労働者から、退職勧奨時のやりとりについて、事実無根の主張がされることがある」とのことで、そのような場合にマニュアルが整備されていれば、そのマニュアルに沿って退職勧奨を行ったという主張が行いやすいということのようです。

(2)退職勧奨実施段階

①回数

これについては、「労働者が退職勧奨に応じない意思を明確にした場合には、それ以降、退職勧奨は行わない方がよいでしょう」とされています。ただし、割増退職金の額で折り合いがつかないような場合に、「使用者として、その金額までしか出せない理由の詳細を説明するために面談を実施することも、また、金額を増額して退職勧奨を行うことも認められて然るべきと考えらえます。」とされています。

②人数

退職勧奨時の会社側の人数は最低でも2名体制で行うべきとされています。これは後の紛争にそなえて1人はメモ係が必要だからとのことです。また人数が多すぎると、「退職の圧力をかけていると取られかねないので、2、3人程度で行うのが適切ではないかと考えられます。」と見解が述べられています。
個人的には1対3で退職勧奨の面談というと相当プレッシャーを感じると思うので、2人が無難なのではないかと思います。

③場所

これは敢えて書くまでもないのではないかと思いますが「会議室で行うべき」と述べられています。わざわざ退職勧奨を受けているという場面を他の従業員に見せつけるような行為は名誉棄損で訴えられる可能性があるようです。

④時間

退職勧奨の1回あたりの時間の目安としては、1時間から2時間程度だと述べれています。2時間が限度というのは一般的な感覚にマッチしているのではないかと思います。

⑤言動

退職勧奨時に問題となる言動として、以下のものが挙げられています。
・退職勧奨に応じないと(本当は解雇原因がないのに)解雇になるという発言をしてしまう
・相手を侮辱する
・大声をあげてごなる

(3)終了段階

①退職届が出されたらすぐに承認通知する

これは、退職勧奨に応じて従業員が退職届を提出した場合、会社が承認するまでは労働者は退職の意思表示を撤回できるので、「被勧奨者から退職届が提出された場合には、当該労働者をきたくさせず、そのまま事業所内に待たせておき、支給、退職を承認できる権限を有する者が退職を承認し、同人の名義で退職を承認する旨の通知書を作成し、労働者に交付する」ようにするのがよいとされています。
この記事の筆者の弁護士としての経験からくるアドバイスではありますが、それくらいで従業員の意思がかわってしまうくらいのレベルであれは争いの種になってしまうような気はします。

②退職合意書の作成

退職に際し一定の金銭を給付することで退職の合意をする場合、権利義務関係を明確にするため退職合意書を作成しておく必要があると述べれらています。

会社側としては、とりあえず退職勧奨してみるということはするべきではなく、退職勧奨を行う場合は十分に準備して進めることが必要ということです。

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