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給与明細はEメールで送付してもよいか?

今でも大半の会社では給与明細を紙に出力し従業員に渡していることが多いと思いますが、市販されている給与ソフト専用の用紙も値段が馬鹿にならないため、それでは給与明細を紙で出力しないで電子メールで送付してはどうかと考えることもあるのではないかと思います。

ここで気になるのは、一般的に紙で渡されることが多いので、給与明細を電子メールで送付することに労働基準法上問題がないかという点です。

結論からすれば、給与明細の交付は労基法上義務付けられていないため、交付しなくても労基法違反ではありません。したがって、交付方法が紙であろうが電子メールであろうが労基法上は問題はないということになります。
現にネットを検索すると電子的な給与明細の発行システムがいくつか見つかります。

しかしながら一方で行政通達(平成10年9月10日基発第530号)には以下のような記載があります。

3.個々の労働者に対し、所定の賃金支払日に、次に掲げる金額等を記載した賃金の支払日に、次に掲げる金額等を記載した賃金の支払に関する計算書を交付すること
 (1)基本給、手当その他賃金の種類ごとにその金額
 (2)源泉徴収税額、社会保険料額
 (3)口座振込等を行なった金額

すなわち、労基法上は給与明細の交付義務はありませんが、行政通達上は上記で掲げる項目を明示した計算書(給与明細)を交付することが要請されています。行政通達は法律ではありませんので、そのとおりになっていなくても罰せられることはありませんが、従っておいたほうが無難ということで多くの会社が給与明細を交付しているというのが実情です。

本題からは逸れますが、この通達では上記の他、以下のような内容が述べられています。

1.書面による個々の労働者の申出又は同意により開始し、その書面には次に掲げる事項を記載すること。
(1)口座振込等を希望する賃金の範囲及びその金額
(2)指定する金融機関店舗名並びに預金又は貯金の種類及び口座番号、又は指定する証券会社店舗名並びに証券総合口座の口座番号
(3)開始希望時期

2.労働組合もしくは労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者と次に掲げる事項を記載した労使協定を締結すること。
(1)口座振込等の対象となる労働者の範囲
(2)口座振込等の対象となる賃金の範囲及びその金額
(3)取扱金融機関及び取扱証券会社の範囲
(4)口座振込等の実施開始時期

4.所定の賃金支払日の午前10時までに払い出しが可能となっていること。

5.取扱金融機関等を一行、一社に限定しない。

6.証券総合口座への賃金払込みを行なう場合には、労働者又は証券会社から信託約款及び投資約款の写しを得て、「MRF」により運用される証券総合口座であることを確認の上、振込みを行うこと。また、信託約款及び投資約款の写しは、当該払込みの継続する期間中保管すること。

中小企業では給料の振込口座を手数料等の関係で特定の銀行にしていることもありますので、上記の4.などはあまり意識されていないこともあるように感じます。

電子メールでの給与明細の交付により経費の削減が可能となる可能性がある一方で、個人情報が流出する可能性も高まるので、必ずしも電子媒体の方が優れているというわけでもありません。当然のことですが、電子化する場合はセキュリティ等も十分にケアする必要があります。

日々成長

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